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如何給共享文檔加密、防丟失、歷史版本恢復

發布源:深圳維創信息技術發布時間:2021-03-02 瀏覽次數:

如何給共享文檔加密、防丟失、歷史版本恢復

企業的文檔既要內部共享,實現業務協同和業務流轉使用,同時也要保護文檔安全防止泄密。

公司內部,一般需要辦公文件共享,但也避免不了泄密、人為破壞的影響,造成企業損失。分享經驗為公司局域網共享文件提供加密保護。文件既能共享又能防止外泄,是企業共享文件安全管理的選擇。 文檔管理常見問題

1.企業的重要文件,員工不當使用,將機密文件泄露出去

  2.文檔或圖紙定稿后通過審批歸檔,防止版本混亂。

  3.業務員向客戶發送未審核的文件

  4.共享文件夾文件太多,實現只允許查看對應部門的文件 5.員工跳槽前帶走或刪除文件 6. 誤刪除或誤操作怎樣方便恢復任意歷史版本

  方法一 使用加密軟件

  綠盾加密軟件通過對員工電腦需要加密的文件類型自動加密,使得只有授權用戶才能使用,不改變操作習慣。而在未經授權的電腦上則打不開加密后的文件或者報錯。同時綠盾加密軟件因從源頭對文件加密,可以防止文件通過拷貝、另存、截屏等各種途徑泄密。

  綠盾加密自帶截屏功能,這樣用戶需要截屏時通過加密軟件自帶的截屏工具進行操作,方便用戶文檔編輯的使用,而且截屏后的圖片仍然是加密的。 對加密的文檔后臺文件自動備份到服務器,防止文檔丟失。

  方法二 加密共享網盤

  上傳到加密網盤中的文件是加密存儲,防泄密,防擴散,未經授權就是拿不走。網盤中的文檔就像在本地電腦一樣操作使用,支持各種類型文檔在線編輯如CAD等,沿用windows習慣。

  共享文件管理軟件系統根據文檔流轉的范圍,對文檔進行多部門的分級管理,確保文檔在指定范圍內使用,禁止刪除另存共享文件 。比如技術部門的員工只能查閱技術部門的資料,其他部門的人員無法查閱。

  管理員可對共享文件夾的不同用戶設置不同的使用權限,自行勾選設置:可讀權限、可編輯權限、可打印權限、解密權限、再授權等。

  支持屏幕水印,流程審批,消息提醒,日志審計,文檔自動備份等功能。

  需要外發的共享文件(安全外鏈方式),靈活設置用戶使用電子文檔的權限(包括:閱讀、打印、使用次數、指定電腦使用、閱讀時間、禁止截屏等),并可實時權限回收或更改授權權限,并且詳細記錄對方使用記錄。


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